En gestion des ressources humaines, trois gestes reviennent sans cesse : recruter à partir d'un besoin écrit, payer juste en passant du brut au net, et calculer qui manquera demain. Exemple : un service compte 12 comptables, 3 partent à la retraite d'ici deux ans et l'activité en demandera 14. Il en restera 9, il faut donc trouver 5 personnes, par recrutement ou par mobilité interne. Ce calcul d'écart est le cœur de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
Recruter : du besoin à l'embauche
Un recrutement se joue avant l'annonce : sans besoin écrit, tu compares les candidats à une idée vague au lieu d'un poste précis.
Étape 1 : Analyser le besoin. Un départ ne se remplace pas toujours à l'identique : une réorganisation ou une mobilité interne suffit parfois. Si tu recrutes, tu écris la fiche de poste (missions et conditions de travail) et le profil recherché (compétences et expérience attendues).
Étape 2 : Chercher des candidats. L'interne (mobilité, promotion) valorise les salariés déjà présents ; l'externe (annonce, cabinet) fait entrer des compétences que l'entreprise n'a pas.
Étape 3 : Sélectionner. Chaque critère de tri des CV et chaque question d'entretien viennent de la fiche de poste, et le candidat est informé à l'avance des méthodes utilisées (article L1221-8).
Étape 4 : Embaucher. L'employeur fait la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), sans laquelle l'embauche ne peut pas avoir lieu (article L1221-10), puis accueille et intègre le nouveau salarié.
Les informations demandées à un candidat servent seulement à apprécier sa capacité à occuper le poste et doivent avoir avec lui un « lien direct et nécessaire » (article L1221-6). Surtout, personne ne peut être écarté d'un recrutement pour un motif discriminatoire : origine, sexe, âge, situation de famille, grossesse, état de santé, handicap, lieu de résidence et d'autres encore, listés à l'article L1132-1 du Code du travail.
Piège classique : demander à un candidat s'il a des enfants, même pour faire connaissance, n'a aucun lien avec le poste et touche à la situation de famille, un critère protégé. Rattache chaque question d'entretien à une compétence de la fiche de poste : si tu n'y arrives pas, elle sort de ta grille.
En CDI, la période d'essai dure au plus deux mois pour les ouvriers et employés, trois mois pour les agents de maîtrise et techniciens, quatre mois pour les cadres (article L1221-19), et elle n'existe que si le contrat ou la lettre d'engagement la prévoit (article L1221-23).
La paie : du salaire brut au net à payer
Le salaire de base d'un temps plein couvre la durée légale de 35 heures par semaine, soit 35 × 52 ÷ 12 ≈ 151,67 heures par mois. Les heures supplémentaires, les primes et les avantages en nature s'y ajoutent pour former le salaire brut.
Les heures supplémentaires, faites au-delà de 35 heures, se décomptent semaine par semaine (article L3121-29). Sans accord d'entreprise ou de branche, les huit premières de la semaine sont majorées de 25 %, les suivantes de 50 % (article L3121-36). Un accord peut fixer un autre taux, jamais sous 10 % (article L3121-33).
Sur ce brut pèsent deux sortes de cotisations. Les cotisations salariales sont retenues sur le salaire et font baisser le net ; les cotisations patronales, payées par l'employeur en plus du brut, ne touchent pas le net mais s'ajoutent au coût du salarié.
Formule : brut − retenues salariales = net à payer avant impôt.
Net à payer avant impôt − impôt prélevé à la source = net à payer.
Coût employeur = brut + cotisations patronales.
Deux retenues se calculent à part : la CSG (contribution sociale généralisée), à 9,2 %, et la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale), à 0,5 %. Leur base est réduite de 1,75 % pour frais professionnels, sur la part du salaire inférieure à quatre fois le plafond de la sécurité sociale. Sous ce seuil, elle vaut donc 98,25 % du brut.
Pour l'impôt sur le revenu, seuls 6,8 points de CSG sont déductibles. Les 2,4 points restants et la CRDS sont imposables : dans le cas le plus simple, on les rajoute au net pour obtenir le net imposable. C'est à lui que s'applique le taux de prélèvement à la source transmis par l'administration fiscale.
Piège classique : le net imposable dépasse le net avant impôt, car on y rajoute la CSG non déductible et la CRDS. C'est lui, et non le brut ou le net avant impôt, qui sert de base au prélèvement.
La GPEC : prévoir les besoins de demain
La GPEC compare, à un horizon fixé (par exemple trois ans), les salariés et les compétences dont l'entreprise disposera à ceux dont elle aura besoin, pour traiter l'écart avant qu'il ne bloque l'activité. Le Code du travail l'intègre à la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), que l'employeur doit négocier au moins tous les quatre ans dans les entreprises d'au moins 300 salariés (articles L2242-2 et L2242-20).
La méthode tient en quatre temps. D'abord l'état des lieux : effectifs et compétences par métier. La pyramide des âges, qui répartit les salariés par tranche d'âge et par sexe, montre d'un coup d'œil les retraites à venir. Ensuite la projection : on retire les départs prévisibles, retraites et démissions habituelles. Puis les besoins, tirés de la stratégie de l'entreprise, comme une hausse d'activité ou un nouveau logiciel. Enfin l'écart.
Formule : ressources projetées = effectif présent − départs prévus.
Écart = besoins futurs − ressources projetées. Positif, il signale un manque ; négatif, un sureffectif.
L'écart se compte en personnes, mais aussi en compétences : un service peut avoir le bon effectif et personne qui maîtrise le futur logiciel. Un manque se comble par le recrutement, la mobilité interne ou la formation, organisée dans le plan de développement des compétences. Un sureffectif se résorbe plutôt par la mobilité ou le non-remplacement de certains départs.
Piège classique : comparer les besoins à l'effectif présent. Dans l'exemple du début, 14 − 12 = 2 laisse croire que deux recrutements suffisent, alors que les 3 départs en retraite portent le besoin à 5.
Exercices corrigés
Ces thèmes figurent dès la première année au programme national du BUT GEA, du recrutement « jusqu'à l'édition du 1er bulletin de paie » (R1.03) à l'adéquation besoins-ressources (R2.03).
Exercice 1 : Données fictives. Léa travaille à temps plein (35 heures par semaine) pour 16 € brut de l'heure, dans une entreprise sans accord sur la durée du travail. Sur un mois, elle a fait 40 heures la première semaine, 46 heures la deuxième et 35 heures les autres. Calcule le montant de ses heures supplémentaires, puis son salaire brut sur la base de 151,67 heures.
Correction :
Le décompte se fait par semaine. Semaine 1 : 5 heures, toutes parmi les huit premières, donc 5 × 16 × 1,25 = 100 €.
Semaine 2 : 11 heures, dont 8 à 25 % et 3 à 50 %, donc 8 × 16 × 1,25 = 160 € et 3 × 16 × 1,5 = 72 €.
Heures supplémentaires : 100 + 160 + 72 = 332 €. Salaire de base : 16 × 151,67 = 2 426,72 €. Salaire brut : 2 426,72 + 332 = 2 758,72 €.
Le piège : additionner les 16 heures du mois (8 à 25 %, 8 à 50 %) donnerait 352 €, un montant faux.
Exercice 2 : Données fictives. Un salarié gagne 2 400 € brut par mois. La CSG (9,2 %, dont 6,8 points déductibles) et la CRDS (0,5 %) portent sur 98,25 % du brut ; ses autres cotisations salariales font 250 €. Son taux de prélèvement à la source est de 5 %, et rien d'autre n'entre dans son net imposable. Calcule son net à payer avant impôt, son net imposable et son net à payer, au centime près.
Correction :
Base CSG-CRDS : 2 400 × 98,25 % = 2 358 €.
CSG déductible : 2 358 × 6,8 % ≈ 160,34 €. CSG non déductible : 2 358 × 2,4 % ≈ 56,59 €. CRDS : 2 358 × 0,5 % = 11,79 €.
Retenues salariales : 160,34 + 56,59 + 11,79 + 250 = 478,72 €. Net à payer avant impôt : 2 400 − 478,72 = 1 921,28 €.
Net imposable : 1 921,28 + 56,59 + 11,79 = 1 989,66 €.
Prélèvement à la source : 1 989,66 × 5 % ≈ 99,48 €. Net à payer : 1 921,28 − 99,48 = 1 821,80 €.
Exercice 3 : Données fictives. Le service comptable d'une petite entreprise compte 20 salariés. D'ici trois ans, 4 partiront à la retraite, et le service perd en moyenne 1 salarié par an par démission. Il faudra alors 22 postes, tous capables d'utiliser un nouveau logiciel de facturation ; 6 des salariés qui resteront ne le maîtrisent pas. Calcule l'écart quantitatif et l'écart qualitatif, puis propose une réponse à chacun.
Correction :
Départs prévus : 4 retraites + 3 démissions (1 par an pendant trois ans) = 7. Ressources projetées : 20 − 7 = 13 salariés.
Écart quantitatif : 22 − 13 = 9 postes à pourvoir, par recrutement ou mobilité interne. Mieux vaut s'y prendre tôt, pour que les futurs retraités transmettent leur savoir-faire.
Écart qualitatif : 6 salariés à former au logiciel, dans le plan de développement des compétences. Les 9 arrivants devront le maîtriser ou être formés à leur tour.
À retenir
À retenir :
- Recruter : écrire le besoin avant de chercher, sélectionner sur des critères tirés de la fiche de poste.
- Heures supplémentaires : comptées par semaine, majorées de 25 % pour les huit premières, de 50 % ensuite, sauf accord.
- Brut − retenues salariales = net avant impôt ; CSG et CRDS portent sur 98,25 % du brut.
- Le prélèvement à la source s'applique au net imposable, plus élevé que le net avant impôt.
- GPEC : écart = besoins futurs − (effectif présent − départs prévus).
Sources
- Code du travail (Légifrance) : L1132-1, L1221-6 et L1221-8, L1221-10, L1221-19 et L1221-23, L3121-29 à L3121-36, L2242-2 et L2242-20.
- CSG, CRDS et impôt (Légifrance) : code de la sécurité sociale, L136-2 et L136-8 ; ordonnance n° 96-50, articles 14 et 19 ; code général des impôts, 154 quinquies, 204 F et 204 H.
- Programme national du BUT GEA, ministère de l'Enseignement supérieur, 2022, ressources R1.03 et R2.03.